ভিডিও কনফারেন্সিং হলো এক ধরনের যোগাযোগ ব্যবস্থা, যেখানে টেলিভিশন বা মনিটরের পর্দায় কনফারেন্স বা মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারী ব্যক্তিগণ পরস্পরে মুখোমুখি হয় ও কথোপকথনে অংশগ্রহণ করে।
টেলিকনফারেন্সিংয়ের একটি প্রক্রিয়া হলো ভিডিও কনফারেন্সিং। এজন্য কম্পিউটার, ইন্টারনেট আবশ্যক। এ ব্যবস্থায় মনিটরের পর্দায় গ্রাহক ও প্রেরক পরস্পরকে দেখতে ও কথা বলতে পারেন। দেশে এবং বিদেশেও এ প্রক্রিয়ায় একে অন্যের সাথে যোগাযোগ করতে পারে। এ জাতীয় যোগাযোগ তুলনামূলক ব্যয়বহুল।
লিখিতভাবে সংঘটিত যোগাযোগকে লিখিত যোগাযোগ বলে। এরূপ যোগাযোগ ভুল বুঝাবুঝির অবসানে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
যোগাযোগের বিভিন্ন পদ্ধতির মধ্যে লিখিত যোগাযোগ সর্বাধিক সঠিক ও নির্ভুল যোগাযোগ পদ্ধতি। এরূপ যোগাযোগ সংবাদের ভুল ব্যাখ্যা, পক্ষসমূহের মধ্যে সন্দেহ ও ভুল বুঝাবুঝির সম্ভাবনা দূর করে। তাই ভুল বুঝাবুঝির অবসানে লিখিত যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ।
উদ্দীপকে লিটনের যোগাযোগ আনুষ্ঠানিকতার ভিত্তিতে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ।
যে যোগাযোগ সংগঠন কর্তৃক প্রণীত নিয়ম-নীতি, রীতি-পদ্ধতি ইত্যাদি অনুসরণ করে সংঘটিত হয় তাকে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলে।
উদ্দীপকে লিটন একটা প্রাইভেট ফার্মের কর্মচারী। তিনি প্রতিষ্ঠানের নিয়ম-নীতি মেনে সমস্যা ও সম্ভাবনা নিয়ে উর্ধ্বতনের সঙ্গে যোগাযোগ করেন। যেহেতু লিটন প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে নির্দিষ্ট নিয়ম মেনে ঊর্ধ্বতনের সঙ্গে যোগাযোগ করেছেন তাই বলা যায়, লিটনের যোগাযোগটি আনুষ্ঠানিকতার ভিত্তিতে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ।
যান্ত্রিক যোগাযোগ উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানকে গতিশীল করেছেন'- উক্তিটি যথার্থ।
মৌখিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে তথ্য, সংবাদ, ধারণা, মতামত ইত্যাদি দুই বা ততোধিক পক্ষের মাঝে বিনিময়ের লক্ষ্যে বিভিন্ন ধরনের যান্ত্রিক ও ইলেক্ট্রনিক প্রযুক্তির উদ্ভাবন ঘটেছে। বর্তমান যুগ হচ্ছে তথা প্রযুক্তির যুগ। এমন কোনো ক্ষেত্র নেই যেখানে তথ্য প্রযুক্তির ছোঁয়া লাগেনি। যোগাযোগ ক্ষেত্রও এর বাইরে নয়। যোগাযোগের ক্ষেত্রে তথ্য প্রযুক্তির ব্যবহার এখন সর্বাগ্রে। দূরালাপনি, বেতার, টেলিভিশন, ভিডিও কনফারেন্স, অডিও কনফারেন্স, ইন্টারনেট প্রভৃতি যোগাযোগ মাধ্যম যে তথ্য প্রযুক্তির ফলে সংঘটিত হয় তাকে যান্ত্রিক যোগাযোগ বলা হয়।
যোগাযোগের ক্ষেত্রে যান্ত্রিক যোগাযোগ একটি বড় আশীর্বাদ। এর মাধ্যমে যোগাযোগ প্রক্রিয়া সহজ হয়, ব্যয় হ্রাস পায় এবং যোগাযোগের গতি বাড়ে। দ্রুততম সময়ের মধ্যে ফলাবর্তন নির্ভরযোগ্য তথ্য প্রাপ্তির হাতিয়ার। ভিডিও কনফারেন্সের মাধ্যমে কথা বলাসহ ভিডিও দেখা যায় ফলে অনেক দূর হতেও কাজের তদারকি করা যায়। আজকাল সিসি ক্যামেরা ব্যবহারের ফলে উর্ধ্বতনরা বিদেশ থেকেও স্নকল কাজ পর্যবেক্ষণ করাসহ যাবতীয় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা গ্রহণ করতে পারেন। শুধু তাই নয় ঘরে বসেও অফিস পরিচালনা করা যায় এ যান্ত্রিক যোগাযোগের মাধ্যমে।
উদ্দীপকে লিটন একটা প্রাইভেট ফার্মের কর্মচারী। প্রতিষ্ঠানটি মোবাইল ফোনের মাধ্যমে তাদের এজেন্টদের সাথে বিভিন্ন বিষয়ে পরামর্শ করে। এ ছাড়া প্রতিষ্ঠানটি তাদের বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে ইন্টারনেটে যোগাযোগ করে। ফলে যেকোনো ধরনের তথ্য অতি দ্রুত পাওয়া যায়। এ ধরনের যান্ত্রিক যোগাযোগের ফলে উদ্দীপকে বর্ণিত প্রতিষ্ঠানিটি দ্রুত তাদের যেকোনো ধরনের সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে পারছে। তথ্য প্রাপ্তি ও প্রদানে যান্ত্রিক যোগাযোগের ভূমিকা অতি দ্রুততম ও গতিশীল। এর ফলে দ্রুত প্রতিষ্ঠান তাদের ব্যবসায়িক সাফল্য লাভ করছে। তাই বলা যায়, 'যান্ত্রিক যোগাযোগ উদ্দীপকের - প্রতিষ্ঠানকে গতিশীল করেছে'- উক্তিটি যথার্থ।
প্রদত্ত চিত্রটি ব্যবস্থাপনায় যোগাযোগ প্রক্রিয়া নির্দেশ করে।
যোগাযোগ প্রক্রিয়া বলতে এমন কতকগুলো আন্তঃসম্পর্কিত পদক্ষেপ বা অংশের সমষ্টিকে বোঝায় যার মধ্য দিয়ে প্রেরকের কাছ থেকে সংবাদ প্রাপকের নিকট পৌছে।
উদ্দীপকে উল্লিখিত সামগ্রিকভাবে চিত্রটি যোগাযোগ প্রক্রিয়াকে নির্দেশ করে। কারণ সংবাদ প্রেরক কোনো তথ্য বা সংবাদ কারো নিকট প্রেরণের ইচ্ছা পোষণ করলেই যোগাযোগ প্রক্রিয়ার সূচনা ঘটে এবং প্রাপ্ত সংবাদের পরিপ্রেক্ষিতে প্রেরকের নিকট প্রাপকের প্রত্যুত্তর বা ফলাবর্তন প্রদানের মাধ্যমে এ প্রক্রিয়ার সমাপ্তি ঘটে। যোগাযোগ প্রক্রিয়ার মূল উপাদানসমূহের মধ্যে প্রেরক, সংবাদ, চ্যানেল বা মাধ্যম, প্রাপক, ফলাবর্তন ইত্যাদিই প্রধান। অর্থাৎ যোগাযোগ প্রক্রিয়া অনেকগুলো উপাদানের সমন্বয়ে গঠিত। যার প্রতিটি উপাদান একটির সাথে অন্যটি সম্পর্কযুক্ত। সুতরাং সংবাদ বা তথ্যের সৃষ্টি বা উৎস হতে শুরু করে দুই বা ততোধিক ব্যক্তির মধ্যে তথ্য প্রেরণ, গ্রহণ ও প্রত্যুত্তরের জন্য গৃহীত যাবতীয় কার্যক্রম বা পদ্ধতিই হলো যোগাযোগ প্রক্রিয়া।
